Підсумки зустрічі з керівництвом відділу у справах іноземців Поморського воєводського управління — 10 жовтня
Черги, цифровізація та судові справи: про що говорили з Пані Директоркою 10 жовтня і з чим ідемо на зустріч у перших числах листопада.
10 жовтня 2026 року представники Tu Żyjemy зустрілися з Пані Директоркою відділу у справах іноземців Поморського воєводського управління. Розмова тривала близько півтори години. Обговорили розгляд заяв, електронні системи, судові справи та подальшу спільну роботу над удосконаленням процесу легалізації перебування.
Навантаження на управління
За словами Пані Директорки, на загальну електронну адресу управління надходить близько 1 600 листів на день: документи, доповнення до справ, звернення та інша кореспонденція.
На момент зустрічі управління надсилало близько 720 запитів на доповнення документів для розгляду справи по суті на тиждень — wezwania do uzupełnienia braków merytorycznych.
Що відбувається після здавання відбитків пальців
Як пояснила Пані Директорка, постійне досилання документів після здавання відбитків, але до отримання wezwania по суті справи, не просуває справу в черзі. Ponaglenia також не змінюють її місця у внутрішній черзі управління.
Коли надходить wezwanie do uzupełnienia braków merytorycznych, справа вже перебуває на етапі розгляду по суті — в окремій черзі. Після досилання документів вона не повертається до загальної черги очікування.
На цьому етапі потрібно надати повний та актуальний комплект документів за отриманим переліком. За словами Пані Директорки, після надання всіх запитаних документів рішення мають ухвалити досить швидко — орієнтовно протягом місяця. Це озвучений під час зустрічі орієнтир, а не гарантований строк для кожної справи.
Окремим залишається питання істотної зміни обставин — наприклад, підстави перебування. На зустрічі в перших числах листопада уточнимо, як діяти в таких випадках: коли повідомляти про зміни та в який спосіб передавати документи.
Шлях заяви до рішення.
Як працюють електронні системи
Обговорення допомогло краще зрозуміти, де зберігаються матеріали справи та як працівники з ними працюють. Електронне подання заяви поки не означає, що вся подальша робота зі справою відбувається виключно в електронному вигляді.
EZD використовується для реєстрації та опрацювання кореспонденції, зберігання електронних документів і відсканованих матеріалів справи: заяв, довідок ZUS, декларацій PIT та інших документів.
За словами Пані Директорки, автоматичний імпорт заяв із MOS до EZD уже працює. Наскільки ефективно він працює на практиці, стане зрозуміліше після початку розгляду цих справ.
Водночас заяви з MOS роздруковують і на їхній основі формують паперову справу.
У справах за заявами, поданими до впровадження MOS, більшість матеріалів зберігається на папері. У EZD є лише частина документів, тому наявність запису чи окремих файлів у системі не означає, що інспектор має повну електронну копію справи.
Зберігання документів — лише частина роботи. Інспектору також потрібно бачити етап розгляду заяви та перевіряти відомості про іноземця. Для цього використовуються інші системи, які ми теж обговорили на зустрічі.
Cudzoziemcy — одна з основних систем Поморського воєводського управління. У ній працівники працюють зі справами та бачать їхні статуси; її розвиток організовує Поморське воєводське управління. Система пов’язана з EZD і POBYT за номером справи. Обсяг інтеграції та ступінь автоматизації обміну даними ще належить уточнити.
POBYT — загальнодержавна система, що об’єднує відомості про іноземця, зокрема про візи, поточні підстави перебування, перевірки Прикордонної служби (Straż Graniczna) та іншу загальну інформацію. Доступ до неї мають уповноважені працівники відповідних органів, зокрема працівники воєводського управління.
Дані заяв із MOS також мають потрапляти до Cudzoziemcy та POBYT. Поки нам потрібно уточнити, чи є автоматичний імпорт, чи ці відомості вносять вручну.
IT-системи Поморського воєводського управління.
Які зміни обговорюються
За словами Пані Директорки, Міністерство внутрішніх справ і адміністрації (MSWiA) зацікавлене в початку розгляду заяв, поданих через MOS. Обговорюється можливість розпочати розгляд частини таких заяв. На момент зустрічі цей підхід ще не було впроваджено. Щойно дізнаємося подробиці щодо строків і порядку можливого впровадження цих змін, одразу повідомимо.
На 13 жовтня запланована зустріч представників управління з виконавцем робіт із модернізації Cudzoziemcy. Серед обговорюваних завдань — розвиток обміну документами між Cudzoziemcy та EZD і забезпечення доступу до актуальних матеріалів справи, щоб прискорити роботу інспекторів.
CUKR і розподіл роботи між працівниками
Пані Директорка зазначила, що заяви на CUKR подає небагато людей і ця процедура поки не користується великою популярністю.
На наступній зустрічі запропонуємо обговорити, чи можна спрямувати частину працівників, які займаються CUKR, на розгляд інших справ.
За отриманими нами поясненнями, відповідні додаткові робочі місця фінансуються через FAMI та пов’язані з визначеними завданнями проєкту. Тому окремо уточнимо, які зміни умов фінансування та погодження знадобляться для перерозподілу роботи. Поки це наша пропозиція для обговорення.
Паперові справи та передача матеріалів до суду
Обговорили, як передача справи до суду впливає на подальшу роботу з нею.
За поясненням Пані Директорки, до суду надсилають оригінали матеріалів. Оскільки старі справи переважно паперові, в електронних системах залишається лише частина документів.
Раніше перед надсиланням справ робили копії, зокрема скани, але згодом від цієї практики відмовилися. Пані Директорка пояснила це значними витратами часу на копіювання та сканування за умов зростання навантаження: за її словами, приблизно півтора року тому судових проваджень, пов’язаних із затягуванням розгляду справ, було вп’ятеро менше.
У результаті інспектор часто не має повної електронної копії паперової справи, переданої до суду. Так Пані Директорка пояснила організаційний бік цієї проблеми.
Доповнення щодо причин подання касаційних скарг
На додачу до причин, про які ми розповідали раніше, Пані Директорка назвала ще одну: можливість зменшити остаточні виплати заявникам.
Ми додатково перевірили це за збереженими судовими рішеннями в нашій базі. До перевіреної 10 жовтня вибірки увійшли 48 справ проти Поморського воєводи, у яких Воєводський адміністративний суд у Ґданську (WSA) присудив заявнику грошову суму та є подальше рішення Вищого адміністративного суду Польщі (NSA):
- у 18 справах присудження цієї суми скасовано;
- у 30 справах суму залишено без змін;
- випадків зменшення до нижчої, але ненульової суми в цій вибірці не виявлено.
Водночас скасування грошової суми не завжди означало скасування обов’язку розглянути заяву. Наприклад, у справі II OSK 349/26PL NSA скасував присудження грошової суми, але залишив чинним обов’язок розглянути заяву протягом 30 днів, встановлений рішенням WSAPL.
Продовження роботи над застосунком
Як ми вже розповідали, ми розпочали спільну роботу з адміністрацією над концепцією застосунку, який допоможе людині визначити необхідні документи та підготувати їх з урахуванням своєї ситуації.
На цій зустрічі обговорили наступний крок: чи можна справи, підготовлені через застосунок із повним та актуальним комплектом документів, одразу передавати на розгляд по суті. Це могло б зменшити кількість повторних запитів і скоротити очікування, за час якого документи встигають втратити актуальність.
Пані Директорка ознайомилася із запропонованою схемою та висловила готовність переглянути презентацію застосунку й оцінити можливість такого порядку роботи — поки без обіцянки його впровадження.
За інформацією, озвученою на зустрічі, результатів нашої роботи також чекають у MSWiA. Сподіваємося, що цей досвід допоможе налагодити результативну співпрацю між адміністрацією та мешканцями Поморського воєводства.
Співпраця та зустріч у перших числах листопада
Пані Директорка зазначила, що фахівці з відповідними компетенціями можуть розглянути участь у публічних закупівлях. Ми запропонували безоплатно допомогти виконавцю поточної модернізації з цифровізацією управління. Пані Директорка повідомила, що передасть йому нашу пропозицію. Чи прийме виконавець цю допомогу, поки невідомо.
На перші числа листопада запланована кількагодинна робоча зустріч із керівництвом та інспекторами відділу у справах іноземців Поморського воєводського управління. Основні теми — вимоги до застосунку та докладний розбір етапів роботи зі справою в управлінні.
Також підготуємо інші пропозиції на основі отриманої інформації. Окремо хочемо з’ясувати, що заважає узгоджено розглядати справи всієї сім’ї та які зміни допоможуть уникнути ситуацій, коли діти отримують карти перебування значно пізніше за батьків.
Підготовлені нами схеми відображають наше поточне розуміння роботи управління. Це спрощені робочі схеми за підсумками зустрічей — вони уточнюватимуться й доповнюватимуться в міру подальшої співпраці з управлінням.