Wystąpienie w sprawie cyfryzacji i integracji systemów

Wystąpienie w sprawie cyfryzacji i integracji systemów, skierowane do Ministra Cyfryzacji oraz Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

Co zaproponowaliśmy

Wystąpienie z 24 czerwca 2026 r. dotyczy ograniczenia ręcznego przetwarzania danych i wielokrotnego żądania tych samych dokumentów dzięki cyfryzacji. Proponujemy cztery kierunki: wymianę danych między systemami, automatyczne sprawdzanie rejestrów, pomocnicze narzędzia AI i cyfrową weryfikację aktualnego statusu pobytowego. Poprosiliśmy też o stanowiska i ewentualne plany działań.

Co odpowiedział UdSC

Pismo ma numer BSZ.WKiN.052.5.2026/HT i widnieje na nim data 20 lipca 2026 r. Urząd odnosi się kolejno do czterech obszarów wskazanych w naszym wystąpieniu.

1. Przepływ danych i wspólny standard obsługi

Nasza propozycja: dane z elektronicznego wniosku powinny być wykorzystywane na kolejnych etapach postępowania bez ręcznego przepisywania. Rozwój MOS powinien zapewniać spójny przepływ danych przez cały proces obsługi sprawy.

Odpowiedź: UdSC uznaje ten kierunek za zasadny i popiera ograniczenie wielokrotnego przekazywania tych samych danych. Wskazuje jednak, że potrzebne są odpowiednie podstawy prawne, współpraca instytucji, stabilne finansowanie i zasoby kadrowe. Wymiana danych wymaga zapewnienia ich poprawności i bezpieczeństwa oraz nadzoru nad przetwarzaniem.

2. Automatyczne sprawdzanie rejestrów

Nasza propozycja: szersze wykorzystanie danych już posiadanych przez państwo, aby ograniczyć ponowne dostarczanie zaświadczeń przez wnioskodawcę.

Odpowiedź: UdSC popiera automatyzację weryfikacji. Zakres i tempo zależą od prawa, dostępności i jakości danych oraz usług innych instytucji, a także ich zasobów. Nie wskazano listy konkretnych integracji ani dat ich uruchomienia.

3. AI jako wsparcie pracownika

Nasza propozycja: rozważenie zastosowania narzędzia przygotowującego roboczą kartę sprawy, wskazującego braki i niespójności oraz proponującego ścieżkę obsługi do zatwierdzenia przez pracownika. Decyzje pozostają po stronie człowieka. Zapytaliśmy również o kwalifikację takiego rozwiązania na gruncie AI Act.

Odpowiedź: UdSC dostrzega potencjał AI, podkreślając jakość danych, zgodność z prawem i indywidualną ocenę okoliczności. AI nie powinno zastępować merytorycznej oceny organu. Pismo nie zawiera decyzji o pilotażu ani konkretnej kwalifikacji proponowanego narzędzia według AI Act.

4. Cyfrowa weryfikacja statusu pobytowego

Nasza propozycja: możliwość potwierdzenia aktualnego statusu przez uprawnionego odbiorcę na podstawie istniejących danych. Sprawdzenie autentyczności wcześniej wydanego zaświadczenia nie jest tym samym co potwierdzenie aktualnego statusu pobytowego.

Odpowiedź: UdSC dopuszcza dalsze analizy, ale wskazuje, że sytuacja cudzoziemca nie zawsze daje się sprowadzić do jednoznacznego wyniku automatycznej weryfikacji. Potrzebne byłyby analizy prawne, organizacyjne i techniczne oraz ochrona danych. Pismo nie zobowiązuje do wdrożenia mechanizmu.

Na zakończenie UdSC zapowiada dalszy rozwój MOS i systemów powiązanych. Nie wskazuje konkretnego harmonogramu realizacji naszych propozycji: zakres i tempo zależą od podstaw prawnych, finansowania, priorytetów i zasobów kadrowych.

Co odpowiedziało Ministerstwo Cyfryzacji

Pismo ministerstwa ma datę 29 czerwca 2026 r. i numer BBKN.WN.055.548.2026. Ministerstwo wskazuje, że cyfryzacja obsługi cudzoziemców należy do kompetencji MSWiA i UdSC, a obsługa wniosków na poziomie województw — do wojewodów. Własną rolę opisuje jako integrację MOS z państwowymi usługami identyfikacji elektronicznej umożliwiającymi podpisywanie pism przez login.gov.pl / Profil Zaufany.

Ministerstwo określa proces jako w pełni zdigitalizowany, powołując się na składanie dokumentów przez MOS. Nasze wystąpienie obejmowało również dalszą pracę nad sprawą: przekazywanie danych między systemami, weryfikację, analizę dokumentów i potwierdzanie statusu. Samo wskazanie elektronicznego składania wniosków nie odpowiada na te pytania. Ministerstwo nie odniosło się szczegółowo do czterech propozycji ani nie przedstawiło oceny proponowanego narzędzia na gruncie AI Act, o którą prosiliśmy; po dalsze informacje odesłało do UdSC.

Jak wykorzystamy otrzymane odpowiedzi

Mamy pisemne poparcie UdSC dla rozwoju wymiany danych i automatycznej weryfikacji w rejestrach. Znamy też stanowisko urzędu dotyczące ograniczeń wykorzystania AI i cyfrowej weryfikacji statusu pobytowego. To użyteczna podstawa do rozmowy o konkretnych rozwiązaniach, odpowiedzialności i terminach. Poparcie dla kierunku zmian nie oznacza jednak zobowiązania do wdrożenia całego pakietu propozycji.

W najbliższym czasie ustalimy, jakie dalsze działania podejmiemy w sprawie cyfryzacji, i poinformujemy o nich. Uwzględnimy treść otrzymanych odpowiedzi oraz kwestie, które nadal wymagają wyjaśnienia.

Obie odpowiedzi publikujemy wraz ze wspólnym podsumowaniem wystąpień.

Daty w pismach są niespójne: UdSC datuje odpowiedź na 20 lipca, a wpływ wniosku na 24 lipca; ministerstwo podaje rok wpływu 2025 zamiast 2026. W publikowanych kopiach zachowano daty oryginałów.

Dokumenty

• Pełny tekst wystąpienia (Google Docs)

Stan na 27.09.2026. Treść odpowiedzi sprawdzono z pismami; daty pism nie oznaczają dat ich otrzymania. Wdrożenia opisanych przez urzędy działań nie zweryfikowano niezależnie.