Podsumowanie spotkania z kierownictwem Wydziału do Spraw Cudzoziemców Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego — 10 października

10 października 2026 roku przedstawiciele Tu Żyjemy spotkali się z Panią Dyrektor Wydziału do Spraw Cudzoziemców Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego. Rozmowa trwała około półtorej godziny. Omówiliśmy przebieg rozpatrywania wniosków, systemy informatyczne, sprawy sądowe oraz dalszą współpracę nad usprawnieniem procesu legalizacji pobytu.

Obciążenie urzędu

Według Pani Dyrektor na ogólny adres e-mail urzędu wpływa około 1 600 wiadomości dziennie: dokumenty, uzupełnienia akt spraw, pisma i inna korespondencja.

W okresie, w którym odbyło się spotkanie, urząd wysyłał około 720 wezwań do uzupełnienia braków merytorycznych tygodniowo.

Co dzieje się po pobraniu odcisków palców

Jak wyjaśniła Pani Dyrektor, wielokrotne dosyłanie dokumentów po pobraniu odcisków palców, ale przed otrzymaniem wezwania do uzupełnienia braków merytorycznych, nie przesuwa sprawy do przodu w kolejce. Ponaglenia również nie zmieniają jej miejsca w wewnętrznej kolejce urzędu.

Gdy wnioskodawca otrzymuje wezwanie do uzupełnienia braków merytorycznych, sprawa jest już na etapie rozpatrywania merytorycznego — w odrębnej kolejce. Po dosłaniu dokumentów nie wraca do ogólnej puli spraw oczekujących na rozpatrzenie.

Na tym etapie należy przedłożyć pełny i aktualny komplet dokumentów zgodnie z otrzymaną listą. Według Pani Dyrektor po uzupełnieniu wszystkich wskazanych braków decyzja powinna zostać wydana stosunkowo szybko — orientacyjnie w ciągu miesiąca. To podany podczas spotkania szacunkowy termin, a nie gwarancja dla każdej sprawy.

Osobną kwestią pozostaje istotna zmiana okoliczności, na przykład podstawy pobytu. Na spotkaniu w pierwszych dniach listopada doprecyzujemy, jak postępować w takich sytuacjach: kiedy informować o zmianach i w jaki sposób przekazywać dokumenty.

Jak działają systemy informatyczne

Rozmowa pozwoliła nam lepiej zrozumieć, gdzie znajdują się materiały sprawy i jak pracują z nimi urzędnicy. Elektroniczne złożenie wniosku nie oznacza jeszcze, że cała dalsza obsługa sprawy odbywa się wyłącznie elektronicznie.

EZD służy do rejestracji i obsługi korespondencji oraz przechowywania dokumentów elektronicznych i zeskanowanych materiałów sprawy: wniosków, zaświadczeń ZUS, deklaracji PIT i innych dokumentów.

Według Pani Dyrektor automatyczny import wniosków z MOS do EZD już działa. Jego skuteczność w praktyce będzie można lepiej ocenić po rozpoczęciu rozpatrywania tych spraw.

Jednocześnie wnioski z MOS są drukowane i na ich podstawie zakłada się papierowe akta sprawy.

W sprawach wszczętych na podstawie wniosków złożonych przed wprowadzeniem MOS większość materiałów przechowywana jest na papierze. W EZD znajduje się tylko część dokumentów, dlatego sam wpis lub pojedyncze pliki w systemie nie oznaczają, że inspektor dysponuje pełną elektroniczną kopią akt.

Przechowywanie dokumentów to tylko część pracy. Inspektor musi również znać etap rozpatrywania wniosku i weryfikować informacje o cudzoziemcu. Służą do tego inne systemy, które także omówiliśmy podczas spotkania.

Cudzoziemcy to jeden z głównych systemów Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego. Pracownicy obsługują w nim sprawy i sprawdzają ich statusy; jego rozwój organizuje Pomorski Urząd Wojewódzki. System jest powiązany z EZD i POBYT poprzez numer sprawy. Zakres integracji i stopień automatyzacji wymiany danych wymagają jeszcze doprecyzowania.

POBYT to system ogólnokrajowy, który gromadzi informacje o cudzoziemcach, między innymi o wizach, aktualnych podstawach pobytu i weryfikacjach prowadzonych przez Straż Graniczną, a także inne dane ogólne. Dostęp do niego mają upoważnieni pracownicy właściwych organów, w tym pracownicy urzędu wojewódzkiego.

Dane z wniosków składanych przez MOS muszą również trafić do Cudzoziemcy i POBYT. Musimy jeszcze ustalić, czy odbywa się to przez automatyczny import, czy są wprowadzane ręcznie.

Jakie zmiany są omawiane

Według Pani Dyrektor MSWiA jest zainteresowane rozpoczęciem rozpatrywania wniosków złożonych przez MOS. Rozważane jest rozpoczęcie pracy nad częścią takich spraw. W dniu spotkania rozwiązanie to nie było jeszcze wdrożone. Gdy poznamy szczegóły dotyczące terminów i sposobu ewentualnego wdrożenia tych zmian, poinformujemy o nich.

Na 13 października zaplanowano spotkanie przedstawicieli urzędu z wykonawcą prac modernizacyjnych w systemie Cudzoziemcy. Omawiane zadania obejmują rozwój wymiany dokumentów między Cudzoziemcy a EZD oraz zapewnienie dostępu do aktualnych materiałów sprawy, aby przyspieszyć pracę inspektorów.

CUKR i podział pracy między pracowników

Pani Dyrektor zauważyła, że wnioski o wydanie karty pobytu CUKR składa niewiele osób i procedura ta nie cieszy się na razie dużą popularnością.

Na kolejnym spotkaniu zaproponujemy rozmowę o możliwości skierowania części pracowników zajmujących się CUKR do rozpatrywania innych spraw.

Z otrzymanych wyjaśnień wynika, że dodatkowe stanowiska pracy, o których mowa, są finansowane z FAMI i przypisane do określonych zadań projektu. Dlatego osobno ustalimy, jakie zmiany warunków finansowania i uzgodnienia byłyby potrzebne do takiego podziału pracy. Na razie jest to nasza propozycja do omówienia.

Papierowe akta i przekazywanie spraw do sądu

Rozmawialiśmy o tym, jak przekazanie akt do sądu wpływa na dalszą pracę nad sprawą.

Jak wyjaśniła Pani Dyrektor, do sądu przesyłane są oryginały akt. Ponieważ starsze sprawy prowadzone są przede wszystkim w formie papierowej, w systemach elektronicznych pozostaje tylko część dokumentów.

Wcześniej przed wysłaniem akt sporządzano kopie, w tym skany, ale z czasem zrezygnowano z tej praktyki. Pani Dyrektor wyjaśniła, że kopiowanie i skanowanie jest bardzo czasochłonne, a obciążenie urzędu wzrosło: według jej relacji około półtora roku temu spraw sądowych dotyczących przewlekłości postępowań było pięciokrotnie mniej.

W rezultacie inspektor często nie dysponuje pełną elektroniczną kopią papierowych akt przekazanych do sądu. W ten sposób Pani Dyrektor przedstawiła organizacyjną stronę problemu.

Uzupełnienie informacji o powodach składania skarg kasacyjnych

Oprócz powodów, o których pisaliśmy wcześniej, Pani Dyrektor wskazała jeszcze jeden: możliwość zmniejszenia ostatecznych wypłat na rzecz wnioskodawców.

Dodatkowo sprawdziliśmy to na podstawie zachowanych orzeczeń w naszej bazie. Przeanalizowana 10 października próba obejmowała 48 spraw przeciwko Wojewodzie Pomorskiemu, w których WSA w Gdańsku przyznał skarżącemu sumę pieniężną i dostępne jest późniejsze orzeczenie NSA:

• w 18 sprawach uchylono rozstrzygnięcie o przyznaniu tej sumy;
• w 30 sprawach przyznana suma została utrzymana;
• w tej próbie nie stwierdziliśmy przypadków obniżenia sumy do kwoty niższej, ale większej od zera.

Uchylenie rozstrzygnięcia o przyznaniu sumy pieniężnej nie zawsze oznaczało jednak uchylenie obowiązku rozpatrzenia wniosku. Na przykład w sprawie II OSK 349/26 NSA uchylił rozstrzygnięcie o przyznaniu sumy pieniężnej, ale utrzymał obowiązek rozpatrzenia wniosku w ciągu 30 dni, nałożony wyrokiem WSA.

Dalsze prace nad aplikacją

Jak już informowaliśmy, rozpoczęliśmy współpracę z administracją nad koncepcją aplikacji, która pomoże ustalić, jakie dokumenty są potrzebne, i przygotować je z uwzględnieniem indywidualnej sytuacji wnioskodawcy.

Podczas tego spotkania omówiliśmy kolejny krok: czy sprawy przygotowane za pomocą aplikacji, z pełnym i aktualnym kompletem dokumentów, mogłyby od razu trafiać do rozpatrzenia merytorycznego. Mogłoby to ograniczyć ponowne wezwania i skrócić oczekiwanie, podczas którego dokumenty tracą aktualność.

Pani Dyrektor zapoznała się z proponowanym schematem i wyraziła gotowość obejrzenia prezentacji aplikacji oraz oceny możliwości wprowadzenia takiego trybu pracy — na razie bez obietnicy jego wdrożenia.

Z informacji przekazanych podczas spotkania wynika, że na wyniki naszych prac czeka również MSWiA. Mamy nadzieję, że te doświadczenia pomogą zbudować skuteczną współpracę między administracją a mieszkańcami województwa pomorskiego.

Współpraca i spotkanie w pierwszych dniach listopada

Pani Dyrektor zaznaczyła, że specjaliści posiadający odpowiednie kompetencje mogą rozważyć udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Zaproponowaliśmy nieodpłatną pomoc wykonawcy obecnej modernizacji w pracach nad cyfryzacją urzędu. Pani Dyrektor poinformowała, że przekaże mu naszą propozycję. Nie wiadomo jeszcze, czy wykonawca skorzysta z tej pomocy.

Na pierwsze dni listopada zaplanowano kilkugodzinne spotkanie robocze z kierownictwem i inspektorami Wydziału do Spraw Cudzoziemców Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego. Główne tematy to wymagania dotyczące aplikacji i szczegółowe omówienie kolejnych etapów obsługi sprawy w urzędzie.

Na podstawie uzyskanych informacji przygotujemy także inne propozycje. Chcemy osobno przyjrzeć się temu, co utrudnia skoordynowane rozpatrywanie spraw całej rodziny i jakie zmiany pomogłyby uniknąć sytuacji, w których dzieci otrzymują karty pobytu znacznie później niż rodzice.

Przygotowane przez nas schematy odzwierciedlają nasze obecne rozumienie pracy urzędu. Są to uproszczone schematy robocze powstałe na podstawie spotkań — będziemy je doprecyzowywać i uzupełniać w toku dalszej współpracy z urzędem.