Zaświadczenia w sprawie pobytowej: dokument z MOS i zaświadczenie na wniosek

1. Zaświadczenie z MOS po prawidłowym złożeniu wniosku pobytowego

Jeżeli wniosek o pobyt czasowy, stały albo rezydenta długoterminowego UE został złożony w czasie legalnego pobytu i nie zawiera braków formalnych albo zostały one uzupełnione w terminie, wojewoda wydaje zaświadczenie na podstawie odpowiednio art. 108, 206 albo 222a ustawy o cudzoziemcach.

Ten dokument:

• jest wydawany z urzędu, bez dodatkowego wniosku i bez opłaty skarbowej;
• jest doręczany przez MOS, a podczas osobistego stawiennictwa może zostać przekazany także w formie papierowej;
• potwierdza złożenie wniosku i jego datę;
• zawiera informację, że pobyt cudzoziemca uważa się za legalny od dnia złożenia wniosku do dnia, w którym decyzja stanie się ostateczna, z wyjątkiem zawieszenia postępowania na wniosek strony;
• nie uprawnia do podróżowania po strefie Schengen ani sam w sobie do ponownego wjazdu do Polski.

Legalność pobytu wynika z ustawy, a nie powstaje wskutek wydania dokumentu. Zaświadczenie jest jednak urzędowym potwierdzeniem wprowadzonym właśnie po to, aby tę sytuację wykazać. Nie w każdej sprawie jest ono jedynym możliwym dokumentem — ktoś może nadal mieć ważną wizę albo kartę pobytu — ale po wygaśnięciu wcześniejszego dokumentu może być kluczowym dostępnym potwierdzeniem dla banku, ZUS, gminy lub innej instytucji.

Do tego zaświadczenia ustawa wyraźnie wyłącza stosowanie działu VII KPA. Oznacza to, że nie stosuje się do niego siedmiodniowego terminu z art. 217 § 3 KPA. Ustawa nakazuje wojewodzie wydać dokument po spełnieniu warunków, ale nie wskazuje równoważnego, konkretnego terminu w dniach.

Jeżeli warunki zostały spełnione, a dokument nie pojawia się w MOS, warto zachować UPO, sprawdzić komunikaty w sprawie braków formalnych i pisemnie zażądać informacji, czy urząd zweryfikował warunki wydania zaświadczenia. Jeżeli inna instytucja wyznaczyła termin na dostarczenie dokumentu, do pisma warto dołączyć jej wezwanie i opisać ryzyko utraty dostępu do rachunku, świadczenia lub działalności.

2. Zaświadczenie wydawane na wniosek na podstawie KPA

To odrębny dokument. Może być potrzebny między innymi w sprawach wszczętych przed uruchomieniem obowiązkowych wniosków w MOS albo wtedy, gdy instytucja żąda potwierdzenia konkretnych faktów znajdujących się w danych urzędu, na przykład:

• daty wpływu wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt;
• sygnatury sprawy;
• rodzaju prowadzonego postępowania;
• że na dzień wydania zaświadczenia postępowanie pozostaje w toku.

We wniosku należy wskazać, do jakiej instytucji dokument zostanie przedłożony i dlaczego jest potrzebny. Pozwala to wykazać interes prawny oraz prawidłowo ocenić opłatę.

Wzór wniosku o wydanie zaświadczenia

Opłata

Ogólna stawka za wydanie zaświadczenia na wniosek wynosi 17 zł.

Jeżeli dokument jest niezbędny w sprawie świadczenia wychowawczego, świadczenia socjalnego albo ubezpieczenia społecznego, jego wydanie może nie podlegać opłacie skarbowej. W takim przypadku należy wyraźnie opisać cel i powołać art. 2 ust. 1 ustawy o opłacie skarbowej.

Dla banku, meldunku lub innego celu opłata będzie co do zasady należna, jeżeli nie zachodzi szczególne wyłączenie albo zwolnienie.

Jak złożyć wniosek

Wniosek można złożyć:

• przez e-Doręczenia na adres PUW: AE:PL-69276-68927-JEAHF-27;
• listem poleconym na adres korespondencyjny Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego;
• osobiście w punkcie podawczym, prosząc na własnej kopii o potwierdzenie złożenia.

Przy e-Doręczeniach należy zachować treść wiadomości oraz dowody wysłania i otrzymania (DWS/DOR). Zobacz też: jak poprawnie podpisywać treść i załączniki.

Termin 7 dni

Zaświadczenie na wniosek powinno zostać wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 7 dni. Są to dni kalendarzowe. Dnia doręczenia wniosku nie wlicza się do terminu; jeżeli ostatni dzień przypada w sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa następnego dnia, który nie jest sobotą ani dniem wolnym.

Urząd może wydać dokument, wydać postanowienie o odmowie dokumentu o żądanej treści albo wezwać do uzupełnienia braków lub opłaty. Jeżeli nie załatwi sprawy w terminie, powinien zawiadomić o przyczynie opóźnienia, wskazać nowy termin i pouczyć o prawie do ponaglenia.

Co zrobić po przekroczeniu terminu

Jeżeli minęło 7 dni, a urząd nie wydał zaświadczenia ani postanowienia, nie wysłał wezwania i nie zawiadomił o nowym terminie, można złożyć ponaglenie z powodu bezczynności.

Ponaglenie w sprawie prowadzonej przez Wojewodę Pomorskiego składa się do organu wyższego stopnia za pośrednictwem Wojewody Pomorskiego. Po wniesieniu ponaglenia skargę na bezczynność można złożyć do WSA za pośrednictwem wojewody; nie trzeba czekać na rozpatrzenie ponaglenia. Wpis od skargi na bezczynność wynosi obecnie 100 zł.

Wzór ponaglenia w sprawie zaświadczenia · Wzór skargi do WSA

Wyrok WSA w Opolu z 12 października 2023 r., II SAB/Op 44/23 dotyczył takiego odrębnego wniosku o zaświadczenie: sąd stwierdził bezczynność wojewody i zobowiązał go do rozpatrzenia w ciągu siedmiu dni wniosku potwierdzającego datę złożenia wniosku pobytowego. Wyrok zapadł przed uruchomieniem obowiązkowych wniosków w MOS i nie należy go automatycznie przenosić na nowe zaświadczenie z art. 108, 206 lub 222a ustawy o cudzoziemcach.

3. Jakie dowody zachować

• UPO z MOS i kopię złożonego wniosku;
• komunikaty z MOS o brakach formalnych i statusie sprawy;
• kopię wniosku o zaświadczenie na podstawie KPA oraz wszystkie załączniki;
• DWS/DOR albo pocztowe potwierdzenie nadania i odbioru;
• wezwania, zawiadomienia, postanowienia i odpowiedzi urzędu;
• pismo banku, ZUS, gminy lub innej instytucji wskazujące wymagany dokument, termin i możliwe skutki jego niedostarczenia.

Podstawa prawna i źródła

• art. 108, 206 i 222a ustawy o cudzoziemcach
• art. 217–220 KPA
• MOS: prawidłowe złożenie wniosku, legalność pobytu i zaświadczenie
• wzór zaświadczenia z art. 108 ustawy o cudzoziemcach
• ustawa o opłacie skarbowej
• Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
• PUW/WSC: zaświadczenie wydawane na wniosek

Stan prawny zweryfikowany 31.08.2026.