Application for a certificate of pending proceedings

This is information, not legal advice. For an individual case, consult a lawyer or a support organisation.

A certificate confirms facts already known to the office from its records. It does not create a basis for lawful residence and does not replace a visa, a residence card or a stamp. More: guide to certificates.

The letter itself is kept in Polish — it is filed with a Polish authority. Only the bracketed fields you need to complete have been translated.

How to send it via e-Doręczenia

Open a new message in e-Doręczenia and select Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku (AE:PL-69276-68927-JEAHF-27).
In the subject line write: Wniosek o wydanie zaświadczenia – sygn. [CASE NUMBER].
If the system shows a separate “numer sprawy” field, enter the same reference there.
Paste the text below into the body of the message, choose the right fee variant and fill in the bracketed fields.
Choose “Podpisz treść i wyślij” (sign the content and send). Keep the proof of sending and the proof of receipt.

Base template

[FULL NAME]
[CORRESPONDENCE ADDRESS]
[DATE OF BIRTH]
[PESEL — IF ASSIGNED]
[E-DORĘCZENIA ADDRESS]

Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku
Wydział Spraw Cudzoziemców

WNIOSEK O WYDANIE ZAŚWIADCZENIA O TOCZĄCYM SIĘ POSTĘPOWANIU

Sygnatura sprawy: [CASE NUMBER]

Na podstawie art. 217 § 1 i § 2 pkt 2 oraz art. 218 § 1 Kodeksu postępowania
administracyjnego wnoszę o wydanie zaświadczenia potwierdzającego następujące fakty
wynikające z danych znajdujących się w posiadaniu organu:

- datę złożenia mojego wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt [TYPE OF PERMIT];
- sygnaturę prowadzonej sprawy;
- fakt, że na dzień wydania zaświadczenia postępowanie pozostaje w toku.

[PASTE VARIANT A OR VARIANT B HERE]

Proszę o doręczenie zaświadczenia elektronicznie na mój adres do e-Doręczeń:
[E-DORĘCZENIA ADDRESS].

Z poważaniem
[FULL NAME]

Variant A — ZUS or child-raising benefit

Zaświadczenie jest mi niezbędne do przedłożenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych
w postępowaniu dotyczącym świadczenia wychowawczego.

Wydanie zaświadczenia w tym celu nie podlega opłacie skarbowej na podstawie art. 2 ust. 1
pkt 1 lit. c oraz pkt 5 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

Załącznik, jeżeli jest dostępny: kopia wezwania lub informacji z ZUS potwierdzającej cel
uzyskania zaświadczenia.

Variant B — bank, residence registration or another purpose

Zaświadczenie jest mi potrzebne do przedłożenia w [NAME OF INSTITUTION] w celu
[BRIEF DESCRIPTION OF THE MATTER].

W załączeniu przekazuję potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł
za wydanie zaświadczenia.

Załącznik: potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej 17 zł.

With variant B, before paying check whether a statutory exclusion or exemption applies given the purpose of the document.

Once 7 days have passed

If the office has issued neither the certificate nor a refusal decision, has not asked you to remedy defects and has given no new date — file a reminder.

Template: reminder about a certificate · Guide to certificates

Legal position verified 28.08.2026.