Together we change what concerns us all. Telegram: @tu_zyjemy

Reminder (ponaglenie) about issuing a certificate

A letter filed when the 7-day deadline for issuing a certificate has passed and the office is silent. Basis: art. 37 § 1 pkt 1 of the Code of Administrative Procedure.

This is information, not legal advice. For an individual case, consult a lawyer or a support organisation.

This template concerns proceedings to issue a certificate (the 7-day deadline), not the main residence permit case. For the residence case use the reminder about an authority’s inactivity.

The letter itself is kept in Polish — it is filed with a Polish authority. Only the bracketed fields have been translated.

Use this variant once the deadline for issuing the certificate has passed and the office is inactive. If the office sent a notice under art. 36 of the Code, or a request to remedy defects or pay a fee, check that letter first — it determines whether the basis is inactivity or undue delay.

[FULL NAME]
[CORRESPONDENCE ADDRESS]
[DATE OF BIRTH / PESEL, IF ASSIGNED]
[E-DORĘCZENIA ADDRESS]

Do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców
za pośrednictwem Wojewody Pomorskiego

PONAGLENIE Z POWODU BEZCZYNNOŚCI
w sprawie wydania zaświadczenia

Sygnatura sprawy pobytowej: [CASE NUMBER]
Data złożenia wniosku o zaświadczenie: [DATE]

Na podstawie art. 37 § 1 pkt 1 Kodeksu postępowania administracyjnego wnoszę ponaglenie
z powodu bezczynności Wojewody Pomorskiego w sprawie wydania zaświadczenia.

W dniu [DATE] złożyłem/złożyłam wniosek o wydanie zaświadczenia potwierdzającego
[STATE THE FACTS REQUESTED]. Wniosek został doręczony organowi w dniu
[DATE FROM THE DOR OR DELIVERY CONFIRMATION]. Siedmiodniowy termin określony
w art. 217 § 3 KPA upłynął w dniu [DATE].

Do dnia wniesienia niniejszego ponaglenia nie otrzymałem/otrzymałam zaświadczenia,
postanowienia o odmowie, wezwania do uzupełnienia braków ani zawiadomienia wskazującego
nowy termin załatwienia sprawy.

Wnoszę o:

1. stwierdzenie, że organ dopuścił się bezczynności;
2. ustalenie, czy bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa;
3. zobowiązanie organu do załatwienia sprawy w wyznaczonym terminie;
4. zarządzenie wyjaśnienia przyczyn bezczynności oraz podjęcia środków zapobiegających
   podobnym naruszeniom.

Załączniki:
1. kopia wniosku o wydanie zaświadczenia;
2. DOR albo inne potwierdzenie doręczenia wniosku.

Z poważaniem
[FULL NAME]

What comes next

Once the reminder is filed, a complaint about inactivity can be lodged with the WSA through the voivode — you do not have to wait for the reminder to be decided. The court fee for an inactivity complaint is currently 100 zł.

Guide to certificates · Template: application for a certificate · Template: complaint to the WSA

Legal position verified 28.08.2026.