Reminder (ponaglenie) about issuing a certificate
A letter filed when the 7-day deadline for issuing a certificate has passed and the office is silent. Basis: art. 37 § 1 pkt 1 of the Code of Administrative Procedure.
This is information, not legal advice. For an individual case, consult a lawyer or a support organisation.
This template concerns proceedings to issue a certificate (the 7-day deadline), not the main residence permit case. For the residence case use the reminder about an authority’s inactivity.
The letter itself is kept in Polish — it is filed with a Polish authority. Only the bracketed fields have been translated.
Use this variant once the deadline for issuing the certificate has passed and the office is inactive. If the office sent a notice under art. 36 of the Code, or a request to remedy defects or pay a fee, check that letter first — it determines whether the basis is inactivity or undue delay.
[FULL NAME] [CORRESPONDENCE ADDRESS] [DATE OF BIRTH / PESEL, IF ASSIGNED] [E-DORĘCZENIA ADDRESS] Do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców za pośrednictwem Wojewody Pomorskiego PONAGLENIE Z POWODU BEZCZYNNOŚCI w sprawie wydania zaświadczenia Sygnatura sprawy pobytowej: [CASE NUMBER] Data złożenia wniosku o zaświadczenie: [DATE] Na podstawie art. 37 § 1 pkt 1 Kodeksu postępowania administracyjnego wnoszę ponaglenie z powodu bezczynności Wojewody Pomorskiego w sprawie wydania zaświadczenia. W dniu [DATE] złożyłem/złożyłam wniosek o wydanie zaświadczenia potwierdzającego [STATE THE FACTS REQUESTED]. Wniosek został doręczony organowi w dniu [DATE FROM THE DOR OR DELIVERY CONFIRMATION]. Siedmiodniowy termin określony w art. 217 § 3 KPA upłynął w dniu [DATE]. Do dnia wniesienia niniejszego ponaglenia nie otrzymałem/otrzymałam zaświadczenia, postanowienia o odmowie, wezwania do uzupełnienia braków ani zawiadomienia wskazującego nowy termin załatwienia sprawy. Wnoszę o: 1. stwierdzenie, że organ dopuścił się bezczynności; 2. ustalenie, czy bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3. zobowiązanie organu do załatwienia sprawy w wyznaczonym terminie; 4. zarządzenie wyjaśnienia przyczyn bezczynności oraz podjęcia środków zapobiegających podobnym naruszeniom. Załączniki: 1. kopia wniosku o wydanie zaświadczenia; 2. DOR albo inne potwierdzenie doręczenia wniosku. Z poważaniem [FULL NAME]
What comes next
Once the reminder is filed, a complaint about inactivity can be lodged with the WSA through the voivode — you do not have to wait for the reminder to be decided. The court fee for an inactivity complaint is currently 100 zł.
Guide to certificates · Template: application for a certificate · Template: complaint to the WSA
Legal position verified 28.08.2026.