Reminder (ponaglenie) for an authority's inaction

This is information, not legal advice. For an individual case, consult a lawyer or a support organisation.

A ponaglenie is the simplest and most effective step when your case is stuck. You file it with the higher-instance authority, but through the authority handling your case.

For a voivode’s decision the higher authority is the Head of the Office for Foreigners.
The authority has 7 days to forward the reminder together with the file.
The higher authority decides within 7 days.

In the 14 cases we tracked, a reminder moved the decision forward by roughly 3 months. In 4 cases it changed nothing.

The letter

[CITY], [DATE]

[FULL NAME]
[CORRESPONDENCE ADDRESS]
[CASE NUMBER]

Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców
ul. Taborowa 33, 02-699 Warszawa

za pośrednictwem:
[NAME OF THE VOIVODESHIP OFFICE]
[ADDRESS]

PONAGLENIE

Na podstawie art. 37 § 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks
postępowania administracyjnego wnoszę ponaglenie w sprawie o sygnaturze
[CASE NUMBER], prowadzonej przez [AUTHORITY], dotyczącej udzielenia zezwolenia
na pobyt czasowy.

UZASADNIENIE

Wniosek w niniejszej sprawie złożyłem/złożyłam w dniu [DATE OF APPLICATION].
Do dnia sporządzenia niniejszego pisma, tj. [DATE], sprawa nie została załatwiona,
mimo upływu [NUMBER] dni od dnia wszczęcia postępowania.

Zgodnie z art. 35 § 3 KPA załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego
powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej
— nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania.

Organ nie zawiadomił mnie o niezałatwieniu sprawy w terminie ani nie wskazał nowego
terminu jej załatwienia, czym naruszył art. 36 § 1 KPA.

Przewlekłość postępowania powoduje wobec mnie konkretne skutki:
[DESCRIBE BRIEFLY: cannot take up employment / cannot travel and return /
no access to benefits / uncertainty for the family]

Wobec powyższego wnoszę jak na wstępie.

[SIGNATURE]

Załączniki:
1. Potwierdzenie złożenia wniosku z dnia [DATE].
2. [ANY CORRESPONDENCE WITH THE AUTHORITY]

Keep the letter itself in Polish — that is the language of the proceedings. The bracketed placeholders are the only parts you change.

How to send it

ePUAP / e-Doręczenia — fastest, with an automatic date confirmation.
Registered post with acknowledgement of receipt — keep the proof of posting.
In person at the office registry — ask for a date stamp on your copy.

Always keep a copy. Without proof of the filing date it is hard to demonstrate inaction.